Vikariat Administratör/receptionist

Beskrivning

Vi söker dig som är social och noggrann och vill vara ansiktet utåt för Vännäs kommun! Du kommer att tillhöra en utvecklingsinriktad verksamhet där service och samarbete är viktiga ledord.

Du kommer att arbeta i vår kommunreception på Medborgarhuset i Vännäs. Där kommer du att välkomna besökare, hantera kommunens övergripande e-postflöden och ha hand om diarieföring och arkivering för Kommunstyrelseförvaltningen. Du kommer också att ha ett övergripande ansvar för det centrala arkivet. Förutom att diarieföra ärenden kommer du även att svara på inkommande frågor och lämna ut allmänna handlingar på begäran. I det ingår även att arbeta med sekretessprövning. Som medarbetare hos oss kommer du vara delaktig i att stötta verksamhetens medarbetare i frågor som rör ärende- och dokumenthantering.

I din roll med att ta emot inkomna ärenden kommer det även att ingå utvecklingsarbete inom områden som: e-tjänster, digital post och e-arkiv.

I ditt servicearbete kommer du även att stötta kommunens kommunikatör i att sprida viss information på webb och i sociala medier samt samarbeta i frågor som rör service via e-post och telefoni.

På din tjänst ingår såväl administrativa uppgifter så väl som praktiska.

Arbetsuppgifter

• Registrering och diarieföring.
• Vårda kommunens arkiv, utföra tillsyn, utbilda och ta fram interna rutiner, utveckla arbetet med arkivfrågorna. Uppdraget omfattar både fysiskt och digitalt arkiv. Vara arkivredogörare samt kommunstyrelsens arkivsamordnare.
• Utlämnande av allmänna handlingar.
• Service till kommunens föreningar gällande lokalbokning, tagghantering, utlämning av material till föreningslivet. Administration av bidrag mm.
• Viss webbadministration/och hantering av sociala medier samt kontakt med växel m.m.
• Administration och intern service ex. borgerlig vigsel, paket till nyinflyttade och nyanställda, kontaktperson för vissa frågor, besvara enklare frågor/vägledning, beställningar av fika med mera.
• Välkomnande och vägledning av medborgare, inflyttare och företag.
• Resursperson för kommunens valkansli ex. packa material, ta emot röster, service.
• Administrativt arbete med kommunens försäkringar
• Intern service och stöd ex. anteckningar på skyddsronder, skriva interna rutiner, kontakt med leverantörer, beställningar, uppföljning, arrangera aktiviteter m.m. Du har också ett ansvar för ex. fikarum, vilorum, m.m.

Du arbetar nära kontorsvaktmästare och ni har gemensamt ansvar för vissa arbetsuppgifter. Ni är också varandras backup. Det innebär bland annat att du regelbundet hanterar till exempel postsortering.

Du kan komma att ha vissa uppgifter i kommunens krisledningsstab. Vi kommer att göra en säkerhetsprövning enligt säkerhetsskyddslagen (2018:585).

Kvalifikationer

Du bör ha erfarenhet av administrativt arbete. Vi tror att du har erfarenhet av registrering/diarieföring och arkiv i någon form, troligtvis från offentlig sektor. Du har minst gymnasial utbildning. Du bör ha goda IT-kunskaper.

För att du ska lyckas och trivas i rollen är det viktigt att du är trivs att samarbeta med andra, är noggrann och serviceinriktad. Du har ett strukturerat och resultatinriktat arbetssätt och trivs med att ta stort ansvar. Vi fäster stor vikt vid personliga egenskaper och ser det som en självklarhet att du bidrar till ett gott samarbete och arbetsklimat. Vi erbjuder introduktion och internutbildning för uppdraget.

Villkor

100 %, vardagar.

<!--StartFragment -->

<!--StartFragment -->